Een groot gedeelte van de activiteiten die bij een bedrijf horen, is niet zichtbaar voor de klant. Dit gedeelte van het bedrijf dat niet direct zichtbaar is, maar toch vaak essentieel is voor de bedrijfsvoering, wordt de backoffice genoemd. Vaak zijn er onduidelijkheden over wat de backoffice van een bedrijf precies inhoudt, om hier een duidelijk antwoord op te geven hebben wij dit artikel geschreven.

Zoals hierboven vermeld gaan de backoffice taken over alle activiteiten die de klant niet te zien krijgt. Enkele voorbeelden van belangrijke taken die als backoffice gezien worden:

• Financiën en boekhouding
• Personeelszaken
• Verwerken en bijwerken van klantgegevens
• IT & systeembeheer
• Voorraad en logistiek
• Rapportages en data-analyse
  

Deze taken vormen de operationele ruggengraat van een organisatie. Systemen worden beheerd, gegevens worden verwerkt en geanalyseerd, en interne processen worden aangestuurd zodat het gehele bedrijf goed blijft draaien. Veel van deze back-office activiteiten zijn gericht op het voorbereiden, begeleiden en bijsturen van processen waar de frontoffice vervolgens op voortbouwt. 

Hoe verschilt frontoffice met backoffice? 

Om antwoord te geven op de vraag: wat is backoffice? Helpt het om de backoffice in verhouding te zetten met de frontoffice. Als wij de frontoffice met de backoffice willen vergelijken, dan komt de oude metafoor met de ijsberg goed tot zijn recht. De back-office is hierbij het noodzakelijke fundament van de ijsberg wat onder water ligt, en de frontoffice is de zichtbare piek.

Boven water: zichtbare frontoffice.
Onder water: onzichtbare, maar wel essentiële back-office. 

Categorie	Backoffice	Frontoffice	Verschil
Rol	Ondersteunend achter de schermen	Klantgericht aan de voorkant	Backoffice is niet zichtbaar voor klanten
Voorbeelden	Administratie, boekhouding, IT, voorraadbeheer	Verkoop, klantenservice, receptie	Frontoffice communiceert direct met de klant
Doel	Efficiënte bedrijfsvoering en interne processen	Klanttevredenheid en externe communicatie	Backoffice maakt het werk van de frontoffice mogelijk

Wat is een backoffice medewerker?

Zoals eerder vermeld bouwt de frontoffice vaak voort op de backoffice. Waarbij een frontoffice medewerker het gezicht van het bedrijf is, werkt een backoffice medewerker meer op de achtergrond. Toch werken ze vaak samen. Een frontoffice medewerker heeft bijvoorbeeld contact met de klant en verzamelt informatie over de klant. Vervolgens verwerkt de backoffice medewerker deze informatie en wordt ervoor gezorgd dat de administratie goed is. 

Een direct voorbeeld uit de praktijk waaruit duidelijk blijkt wat de backoffice is, is een webshop. De klantenservice neemt een bestelling aan, vervolgens verwerkt de backoffice deze bestelling, regelt de bevoorrading en ook de administratie. Een ander praktisch voorbeeld kan worden geschetst aan de hand van een zorginstelling waarin een zorgverlener hulp biedt aan een patiënt. De backoffice zorgt voor de planning, het dossier en de verwerking van de gegevens voor de declaratie bij de verzekeraar. 

Efficiëntie backoffice

Als de backoffice efficiënt is, zorgt dit ervoor dat de organisatie onder de motorkap ook soepel draait. Medewerkers kunnen sneller werken, fouten worden voorkomen en de administratie is up-to-date. 

Een backoffice medewerker zorgt dat de organisatie goed draait, toch ontstaan er vaak inefficiënties. Het komt vaak voor dat systemen niet goed op elkaar zijn aangesloten, of er is te weinig overzicht over de verantwoordelijkheden binnen het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat er fouten ontstaan, of er worden dubbele werkzaamheden gedaan, wat uiteindelijk het hele bedrijf vertraagt. 

Vaak ligt de aandacht van een bedrijf ook meer op de frontoffice. Klantgericht werk haalt sales binnen, maar het is belangrijk om een sterke backoffice als fundament te hebben, zodat de frontoffice hierop kan bouwen. Vaak valt er hier namelijk veel winst te behalen in tijd en kosten, maar ook in de kwaliteit van de backoffice taken. 
Uit een ouder rapport is gebleken dat Fortune 500 bedrijven jaarlijks 480 miljard verliezen met inefficiënte backoffice activiteiten. Alhoewel automatisering kansen heeft geboden om de backoffice te stroomlijnen, is de backoffice nog steeds een onderdeel dat een bedrijf kan maken of breken. Wil je backoffice taken stroomlijnen? Neem dan contact op met ons of lees onze pagina over hoe wij je kunnen helpen met het verlichten van je backoffice.